La gestion de copropriété entre dans une nouvelle ère, celle de la digitalisation. Cette évolution, longtemps attendue, est désormais encadrée par un cadre légal précis, marquant un tournant décisif dans la communication entre syndics et copropriétaires. Le décret 2020-834 du 2 juillet 2020 a ouvert la voie, suivi par la loi 2024-322 du 9 avril 2024, qui a considérablement renforcé la place de la notification électronique dans le paysage de la copropriété.
Cadre réglementaire de la convocation AG par mail
Les types de communications concernées
Selon le décret 2020-834, les communications réglementées pouvant être envoyées par voie électronique incluent :
- Les convocations d’AG
- L’envoi des procès-verbaux d’assemblée générale
- Les mises en demeure
La convocation d’AG par mail devient ainsi un outil central dans la modernisation des pratiques des syndics.
Le consentement des copropriétaires
La mise en place des convocations d’AG par mail nécessite le consentement des copropriétaires. Avant l’entrée en vigueur de la loi du 9 avril 2024, le consentement explicite de chaque copropriétaire était nécessaire pour l’envoi de notifications électroniques. Toutefois, la nouvelle législation a inversé ce paradigme.
Désormais, la notification électronique, y compris la convocation d’AG par mail, est devenue la norme par défaut. Cependant, les copropriétaires conservent le droit de demander à recevoir les communications par voie postale traditionnelle. Le syndic a l’obligation d’informer clairement les copropriétaires de ce droit et de mettre en place une procédure simple pour qu’ils puissent exprimer leur préférence.
Cette approche équilibrée vise à encourager la transition numérique tout en respectant les choix individuels des copropriétaires. Elle simplifie également la gestion des consentements pour les syndics, tout en garantissant que chaque copropriétaire reçoive les informations importantes de la manière qui lui convient le mieux.
Avantages de la convocation d’AG par mail pour les syndics et l’environnement
L’adoption de la convocation d’AG par mail offre de nombreux avantages pour les syndics de copropriété :
1. Réduction significative des coûts d’envoi
L’envoi de convocations d’AG par mail permet aux syndics de réaliser des économies substantielles sur les frais d’envoi traditionnel
2. Gain de temps et optimisation des ressources
Les gestionnaires de copropriété bénéficient d’un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des convocations d’AG par mail.
3. Automatisation des processus de notification
L’automatisation simplifie et accélère l’envoi des convocations d’AG par mail, réduisant les risques d’erreurs humaines.
4. Traçabilité complète des communications
La convocation d’AG par mail offre une traçabilité totale des échanges, de l’envoi à la réception.
5. Conservation sécurisée des preuves et dossiers de preuve
Conservation sécurisée des preuves de convocation d’AG par mail pendant 10 ans.
Création de dossiers de preuve complets, incluant :
- Preuve de dépôt certifiée de la convocation d’AG par mail
- Accusé de réception horodaté
- Preuve de non-consultation après 21 jours
- Traçabilité complète du processus
6. Processus simplifié et sécurisé pour les convocations AG par mail
- Suivi en temps réel des convocations d’AG par mail avec un dashboard intuitif
- Notifications automatiques
- Reporting détaillé
- Envoi instantané avec horodatage certifié
7. Complémentarité avec d’autres outils de communication électronique
Bien que la convocation d’AG par mail, l’envoi des procès-verbaux d’assemblée générale et les mises en demeure ne nécessitent pas l’utilisation d’une lettre recommandée électronique (LRE), à noter que la plateforme ID.LRE de BeYs offre une gamme complète d’outils de communication électronique.
La LRE, équivalent numérique de la lettre recommandée papier traditionnelle, peut être utile aux syndics dans d’autres situations nécessitant une preuve légale d’envoi et de réception. Bien que non requise pour les convocations AG par mail, la LRE complète l’arsenal numérique des syndics pour une gestion de copropriété entièrement digitalisée et sécurisée.
Cette complémentarité entre la convocation d’AG par mail et d’autres outils comme la LRE permet aux syndics de disposer d’une solution globale pour tous leurs besoins de communication, renforçant ainsi l’efficacité et la sécurité juridique de leur gestion.
BeYs : Une solution de confiance pour la convocation AG par mail
BeYs, prestataire de services de confiance qualifié, accompagne les syndics dans la transition vers la convocation AG par mail avec sa plateforme ID.LRE.
Une solution complète pour la convocation AG par mail
ID.LRE révolutionne la gestion des convocations d’AG par mail en copropriété grâce à :
- Un service de notification recommandé électronique
- Un coffre-fort numérique sécurisé pour la conservation des convocations AG par mail
Pourquoi choisir ID.LRE by Be-YS pour vos convocations AG par mail ?
- BeYs est habilité à envoyer toutes les convocations d’AG par mail conformément au décret 2020-834.
- Accompagnement personnalisé et intégration sur-mesure pour la mise en place des convocations AG par mail.
- Traçabilité complète des échanges avec fourniture de toutes les preuves nécessaires.
- Support client dédié pour accompagner la transition vers la convocation AG par mail.
Conclusion
La convocation d’AG par mail représente une avancée majeure dans la modernisation de la gestion de copropriété. Elle offre des avantages significatifs tant pour les syndics que pour les copropriétaires, tout en contribuant à une gestion plus écologique et durable. Avec des solutions comme ID.LRE de Be-YS, les syndics disposent désormais d’outils puissants pour optimiser leurs convocations AG par mail, réduire leurs coûts et améliorer leur efficacité opérationnelle.
