Face aux transformations du monde du travail, les entreprises doivent accélérer leur transformation digitale notamment vis-à-vis de leurs collaborateurs.
Dans cet article, nous abordons l’usage de la signature électronique notamment dans le recrutement, la formation et durant toutes les étapes clés qui jalonnent la vie d’un collaborateur dans l’entreprise.
Quels sont les avantages de la signature électronique pour les directions des ressources humaines ?
La signature électronique offre de nombreux avantages aux directions des ressources humaines. Tout d’abord, elle permet d’accélérer et de simplifier les processus de gestion des documents. Grâce à la signature électronique, les contrats de travail, les accords de confidentialité et autres documents importants peuvent être signés en ligne, sans avoir besoin de les imprimer, de les scanner ou de les envoyer par courrier.
Cela permet de gagner un temps précieux et de réduire les coûts liés à la gestion des documents papier. En plus de la rapidité et de la simplicité, la signature électronique garantit également la sécurité des documents. Les solutions avancées de signature électronique utilisent des technologies de cryptographie et d’authentification robustes, ce qui rend les signatures électroniques difficilement falsifiables. Ainsi, les directions des ressources humaines peuvent avoir l’assurance que les documents signés électroniquement sont authentiques et intègres. Un autre avantage majeur de la signature électronique est la traçabilité des signatures.
Les solutions de signature électronique enregistrent toutes les étapes du processus de signature, de la création du document à la validation de la signature. Cela permet de suivre facilement l’avancement des signatures et de s’assurer que tous les signataires nécessaires ont apposé leur signature. En résumé, la signature électronique offre aux directions des ressources humaines des avantages indéniables : rapidité, simplicité, sécurité et traçabilité. Elles se déchargent de ces différentes tâches administratives souvent fastidieuses pour se concentrer sur les fondements mêmes de leur métier : la valorisation de l’humain.
En adoptant la signature électronique, les directions des ressources humaines peuvent optimiser leurs processus de gestion des documents et améliorer leur efficacité opérationnelle.
Comment exploiter la signature électronique dans les ressources humaines ?
La signature électronique offre de nombreuses possibilités d’exploitation dans le domaine des ressources humaines.
Lors de la phase de recrutement
Avec l’accélération des entretiens de recrutement en visio, la signature électronique est parfaitement légitime lors de cette première phase de la vie du futur collaborateur. Au-delà de simplifier le processus administratif en accomplissant les formalités associées avec une efficacité optimale, elle joue grandement sur l’image de l’employeur.
Elle peut être utilisée pour la signature de promesse d’embauche et des contrats de travail. Les candidats peuvent signer électroniquement leur contrat de travail, ce qui permet d’accélérer le processus d’embauche. Ensuite, la signature électronique peut être utilisée pour la gestion des accords de confidentialité. Cette démarche facilite leur suivi et permet de s’assurer que tous les employés ont bien pris connaissance et accepté les conditions de confidentialité.
Pour les agences d’intérim, la signature électronique ne fait plus partie des options au regard du volume du recrutement généré. Sur des profils de candidats très recherchés, elles doivent faire preuve de réactivité. Après l’annonce de l’embauche, les agences d’intérim peuvent envoyer le contrat de travail et faire signer en ligne instantanément. Les intérimaires peuvent donc démarrer leur mission chez les clients au plus vite.
Les futurs collaborateurs peuvent aussi signer depuis un smartphone ou une tablette : une façon pour les RH de s’assurer, par exemple, que tel document a bien été reçu et lu par un collaborateur en télétravail ou en déplacement à l’étranger.
Lors de la vie du collaborateur dans l’entreprise
La digitalisation des processus administratifs se retrouve dans tout le parcours du collaborateur dans l’entreprise.
La signature électronique peut être utilisée pour la validation des avenants aux contrats de travail. Lorsqu’un employé change de poste ou voit ses conditions de travail modifiées, un avenant au contrat de travail peut être nécessaire. La signature électronique permet de simplifier et d’accélérer ce processus en évitant les échanges de documents papier.
Pour les formations notamment en présentiel, les feuilles d’émergement peuvent être signées électroniquement.
Au départ du salarié
Volontaire ou imposé, anticipé ou imprévu, le départ d’un collaborateur vient toujours déstabiliser une équipe. Pour conserver la motivation de ses talents, il faut anticiper ces départs et faire en sorte qu’ils se déroulent pour le mieux.
Préparer l’offboarding d’un salarié est donc primordial. Le futur ex-salarié devra restituer le matériel auprès de son employeur, fermer tous ses accès aux outils digitaux utilisés par l’entreprise, etc. C’est aussi essentiel pour renforcer la marque employeur.
Le solde de tout compte et les autres documents obligatoires lors de la rupture du contrat de travail peuvent être adressés électroniquement notamment par le biais de la lettre recommandée électronique.
Le KYC pour les ressources humaines
Le terme KYC (Know Your Customer) se réfère généralement à une procédure utilisée dans le secteur financier pour vérifier l’identité des clients afin de prévenir le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et d’autres activités illégales. Cependant, dans le contexte des ressources humaines (RH), le KYC peut également être appliqué pour des raisons similaires, mais avec un accent sur la vérification des identités des employés.
Voici une procédure de KYC pour les RH :
- Collecte des informations initiales : lors de l’embauche d’un nouvel employé, collecter des informations complètes comme l’adresse, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, les références professionnelles, les diplômes, le casier judiciaire en demandant notamment des documents officiels, tels que la carte d’identité, le passeport, le permis de conduire, etc.
- Vérification des documents demandés : assurez-vous que les documents présentés sont valides et authentiques.
- Validation des informations : assurez-vous que toutes les informations fournies par le candidat sont cohérentes et correspondent aux documents présentés.
- Documentation et enregistrement : documenter toutes les étapes du processus de KYC, y compris les informations collectées, les vérifications effectuées et les résultats obtenus.
- Confidentialité et conformité : assurez-vous de respecter les normes de confidentialité des données et les lois locales sur la protection de la vie privée.
Il est essentiel d’adapter ces étapes en fonction des lois et réglementations locales, ainsi que des politiques spécifiques de l’entreprise. Le processus de KYC pour les RH contribue à garantir un environnement de travail sûr, à minimiser les risques et à assurer la conformité légale.
Sécurité et conservation des documents : les 2 piliers incontournables de la signature électronique
Les entreprises sont tenues de conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de leur activité pendant une durée minimale. Cette durée varie en fonction de la nature des documents et des obligations légales. Les entreprises peuvent également conserver ces documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles.
Ainsi les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite doivent être conservés 5 ans. Pour archiver et conserver ces documents en toute sécurité, des solutions existent. Elles doivent notamment respecter un certain nombre de normes et réglementations comme la norme NF 461 pour l’archivage et NFZ42-020 pour le coffre-fort digital. En s’appuyant sur des solutions hébergées sur un cloud souverain certifié HDS et ISO 27001, vous disposez de toutes les garanties de sécurité pour protéger les données de vos collaborateurs.
Les étapes pour mettre en place la signature électronique dans les ressources humaines
La mise en place de la signature électronique dans les ressources humaines peut être réalisée en suivant quelques étapes clés :
1. Évaluation des besoins : Il est important de déterminer les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de signature électronique dans les ressources humaines. Quels types de documents doivent être signés électroniquement ? Quel est le niveau de protection juridique voulu ? Quels processus doivent être améliorés ? Cette évaluation permettra de choisir la solution de signature électronique la plus adaptée.
2. Sélection de la solution : Une fois les besoins évalués, il convient de sélectionner la solution de signature électronique selon vos critères. Il est important de choisir une solution fiable, sécurisée et facile à utiliser.
3. Intégration de la solution : Une fois la solution sélectionnée, il faut procéder à son intégration dans les systèmes existants de l’entreprise. Il peut être nécessaire de collaborer avec les équipes informatiques pour assurer une intégration fluide et sans faille.
4. Formation des utilisateurs : Une fois la solution intégrée, il est essentiel de former les utilisateurs à son utilisation. Les employés et les responsables des ressources humaines doivent être familiarisés avec les fonctionnalités de la solution et les bonnes pratiques à suivre.
5. Lancement et suivi : Une fois la solution de signature électronique mise en place, il convient de lancer son utilisation et de suivre son adoption par les utilisateurs. Il est important de recueillir les retours d’expérience et d’ajuster si nécessaire les processus et les configurations.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour accélérer la digitalisation de vos processus RH. Au-delà des bénéfices liés à votre métier c’est aussi un formidable levier pour renforcer votre marque employeur et enchanter l’expérience de vos collaborateurs.
Pour aller plus loin
Un délai est-il déterminé pour la signature du contrat de travail ?
La jurisprudence considère un délai de 2 jours (après le commencement de la mission) comme raisonnable. Ainsi, un nouvel embauché, présent dans l’entreprise et exerçant son travail depuis quelques heures et n’ayant pas encore signé son contrat de travail n’est pas dans une situation anormale, sanctionnable.
La Cour de Cassation (Pourvoi 07-41842 du 29 octobre 2008) a précisé que l’employeur devait disposer de 2 jours pleins (ouvrables) suivant la date du début du travail du salarié pour mettre en œuvre le contrat de travail.
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
Nous vous invitons à consulter notre dernier article sur le sujet qui lève le voile la valeur juridique de la signature électronique
