Ce décret permet aux syndics de copropriété de passer à l’ère numérique en envoyant aux copropriétaires leurs communications réglementées par voie numérique en s’appuyant sur l’avis électronique
Le premier semestre ouvre la saison des assemblées générales de copropriétaires. En effet selon la loi de 1965, en son article 14-1, elles doivent être organisées dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
Chaque copropriétaire doit être convoqué individuellement par le syndic de copropriété. À savoir que cette convocation doit être adressée au moins 21 jours calendaires avant la date de l’assemblée générale.
L’occasion d’accélérer votre transformation digitale et de répondre au nouveau besoin de communication des copropriétaires. Découvrez dans cet article ce qu’est l’avis électronique ainsi que ses nombreux bénéfices.
Qu’est-ce que l’avis électronique ?
Ce nouveau mode de notification, appelé avis électronique, est un e-mail certifié et horodaté qui offre de nombreux avantages, notamment une simplification des procédures et une économie de temps. Ce mode de communication a été spécialement conçu pour les syndics de copropriété pour simplifier l’envoi de certaines communications réglementées.
Quand peut-on utiliser l’avis électronique ?
Cette solution sur-mesure peut être utilisée dans 3 situations, à savoir :
- Les convocations aux assemblées générales
- Les procès-verbaux d’assemblées générales
- Les mises en demeure en copropriété
Le destinataire peut accuser réception de l’envoi par un simple clic dans un délai de 21 jours sans avoir besoin de s’identifier pour récupérer son envoi. Il est en fini des impressions et des déplacements en bureau de poste pour déposer et récupérer le recommandé. L’avis électronique est conservé à minimum 1 an ainsi que les preuves associées et les pièces jointes.
Quelles sont les preuves associées à l’avis électronique
Au même titre que tout type de recommandé électronique, l’avis électronique s’appuie sur un certain nombre de preuves qui sont émises en quelques minutes après l’envoi de l’avis électronique.
Les preuves émises sont :
- La preuve de dépôt : elle vient attester de l’envoi d’un avis électronique et reste accessible pendant 1 dans l’espace client sécurisé.
- La preuve de transmission : ce document garantit la bonne remise de l’avis électronique sur la boîte e-mail du destinataire. C’est un peu l’équivalent de l’avis de passage pour faire courir les délais légaux.
- La preuve de réception : il s’agit de la preuve qui atteste que le courrier a bien été réceptionné par le destinataire.
Quelles sont les démarches pour adresser un avis électronique ?
Avant d’adresser un avis électronique, il est nécessaire de recueillir en amont le consentement de chaque destinataire. Il s’agit en effet d’un prérequis légal qui est à la charge de l’expéditeur.
Même si cette étape peut sembler fastidieuse, elle permet de vérifier :
- La validité de l’adresse e-mail du destinataire
- La capacité du destinataire à accuser réception de l’avis électronique
Des solutions digitales existent pour permettre aux syndics de copropriété de simplifier et d’accélérer cette phase de collecte des consentements.
La solution be ys propose à ce titre une solution directement accessible dans l’espace client pour gérer cela de façon fiable et rapide. Des rapports viennent également compléter le dispositif pour visualiser en un coup d’œil le statut des consentements (validé, refusé, en attente.). Le gestionnaire de copropriété peut ainsi réaliser un ciblage précis pour relancer les copropriétaires en attente. Avec ce type de plate-forme, il est donc très facile d’apporter la preuve du consentement.
Preuve qui peut être portée en justice en cas de contentieux grâce à son horodatage et son cachet numérique qui atteste que l’expéditeur a obtenu le consentement explicite du destinataire.
Avec be ys, la solution est hébergée sur notre cloud souverain ISO 27001 et HDS pour assurer l’intégrité des données et garantir leur protection.
À savoir que le consentement peut être obtenu n’importe quand mais doit surtout être recueilli avant l’envoi de l’avis électronique. Une fois cette démarche effectuée, le gestionnaire de copropriété pourra très facilement envoyer les avis électroniques.
À noter que si un propriétaire a déjà transmis son consentement à un autre syndic de copropriété, il sera nécessaire de le recueillir à nouveau. En effet, celui-ci n’est pas valable que pour un expéditeur donné.
Quelle est la valeur juridique d’un avis électronique ?
L’avis électronique bénéficie d’une protection juridique équivalente à celle d’une lettre recommandée avec accusé de réception pour les convocations d’assemblée générale, les procès-verbaux d’assemblée générale et les mises en demeure.
Quel est le coût de l’avis électronique ?
Si l’on prend les tarifs d’une lettre recommandée papier, l’avis électronique est en moyenne 4 fois moins cher. À cela s’ajoutent les économies liées à l’impression car il n’est plus nécessaire d’imprimer. L’économie réalisée est certes un point déterminant mais n’oublions pas que l’avis électronique s’inscrit aussi dans une démarche écologique avec la notion du 0 papier.
Est-il possible de refacturer un avis électronique aux copropriétaires ?
Nettement moins coûteux que le recommandé papier et électronique, l’avis électronique peut lui aussi être refacturé aux copropriétaires. L’opportunité financière est donc double : gain de temps et économie financière. Les copropriétaires seront encore plus satisfaits de cette décision, car elle leur permettra d’économiser quelques euros sur leurs dépenses.
La lettre recommandée électronique pour vos autres courriers
En dehors des 3 cas de figure mentionnés plus haut, la lettre recommandée électronique peut remplacer sa jumelle papier. Elle vous assure les mêmes garanties légales. Tout comme l’avis électronique, la lettre recommandée en ligne offre elle aussi de nombreux avantages, que nous vous invitons à découvrir dans notre précédent article.
