Respecter les étapes clés du KYC
Dans un monde aussi complexe et volatil que le nôtre, la conformité établit la crédibilité des institutions et des entreprises. La mise en place de processus de KYC permet donc à celles-ci de renforcer la relation de confiance qu’elles entretiennent avec leurs partenaires comme d’asseoir leur réputation.
Ces arguments ne rendent pas pour autant plus aisée l’intégration de procédures KYC. 89 % des entreprises auraient ainsi déclaré avoir eu une mauvaise expérience en matière de KYC. Un chiffre d’autant plus alarmant que les réglementations sont appelées à se multiplier dans les prochaines années. D’où toute l’importance de mettre à jour son système KYC et d’adopter, dès maintenant, de bonnes pratiques pour rendre la conformité plus confortable et renforcer la vigilance.
Une collecte simplifiée des informations d’identification
Et cela commence dès l’entrée en relation d’affaire. Pour un potentiel client, l’onboarding représente, en effet, le premier contact avec une entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’associer à cette étape une interface d’identification la plus intuitive possible. En jeu ? La collecte simplifiée des informations qui permettront de vérifier que le client est bien celui qu’il prétend être
Autre élément à prendre en considération, la qualité de la capture des documents justifiant l’identité. Pour l’optimiser, cette capture peut être faite en temps réel par photographie ou vidéo.
Une vérification fiable et fluide des informations
Une fois les informations extraites de manière automatique, leur véracité et leur authenticité vont être vérifiées. Et, pour ce faire, il est souhaitable d’associer, comme chez be ys, intelligence artificielle et expertise humaine.
Or, vous en conviendrez, dans un contexte de digitalisation et d’omniprésence du distanciel, il peut s’avérer utile de vérifier en temps réel que la personne derrière son écran est bien celle qu’elle prétend être. Mais il est tout aussi essentiel de comparer les données d’identification ainsi obtenues avec une série de listes officielles pertinentes susceptibles d’influer sur le profil de risque du client. Aussi, les entreprises pourront mettre les informations en regard :
- des listes noires et grises du Groupe d’action financière (GAFI) ;
- des listes des personnes politiquement exposées ;
- des listes de sanctions et de surveillance mondiales ;
- des registres criminels.
Ne pas se reposer sur ses acquis
Une mise à jour régulière des données collectées
Mais la vigilance ne s’arrête pas une fois acquis le client. Des campagnes dites de “remédiation” doivent être prévues pour mettre à jour les données recueillies. Il s’agira ainsi de “surveiller” les clients, d’examiner continuellement leurs transactions et leurs comptes, de rester en alerte constante face à la possibilité d’activités suspectes.
Si la fréquence et l’étendue de pareil suivi peuvent être adaptées en fonction des profils et des niveaux de risque des clients, quelques règles de base méritent d’être rappelées :
- maintenir à jour les dossiers des clients ;
- vérifier que le type de transactions et les montants correspondent aux activités pour lesquelles le compte est utilisé ;
- ajuster si besoin le niveau de risque des clients.
Une évaluation pleine et entière des risques
L’évaluation des risques figure en bonne place parmi les recommandations du GAFI. Ce dernier impose, en effet, aux établissements financiers de déployer des mesures de conformité proportionnelles au risque présenté respectivement par chacun de leurs clients.
Mais une telle approche fondée sur le risque peut tout aussi bien être élargie à l’ensemble des secteurs d’activité. Un soin tout particulier doit donc être apporté à des évaluations des risques personnalisées et à la constitution de profils de risque différents. L’objectif ? Faciliter les futures décisions en matière de conformité.
Adapter sa politique KYC à son entreprise et son activité
Une politique KYC claire et préciser
Une fois les profils de risque définis, il s’agira de s’y tenir. Et c’est à chaque entreprise de déterminer quel niveau de risque elle est prête à accepter en fonction de son secteur d’activité et de la nature des produits et/ou services proposés.
Il s’agit de définir clairement la politique KYC appliquée par l’entreprise. Cette étape ne saurait donc être considérée comme une perte de temps. C’est bien au contraire un investissement pour l’avenir. Les équipes conformité doivent donc décider d’une méthodologie commune et choisir, en fonction, la meilleure solution pour aider l’organisation à acquérir une bonne connaissance de ses clients.
Une veille réglementaire permanente
Mais, dans un monde aussi complexe et digitalisé que le nôtre, la question de savoir à qui l’on a à faire est cruciale pour toutes les entreprises et ce, peu importe le secteur d’activité dans lequel elles évoluent.
Aussi, l’intérêt de se doter de processus KYC efficaces dépasse largement le seul secteur financier. La difficulté ? Les réglementations et les législations en la matière ne cessent d’évoluer. D’où toute l’importance de constituer une cellule de veille sur leur évolution.
5 bonnes pratiques pour éviter les sanctions :
- Réaliser une cartographie des risques
- Mettre en place un processus de vérification de l’identité
- Conserver les preuves des vérifications effectuées
- Déclarer tout soupçon auprès de la cellule TRACFIN
- Former les collaborateurs sur le dispositif LCB-FT
Embarquer ses équipes
Une équipe conformité solide
Et pourquoi ne pas intégrer cette cellule de veille au sein de l’équipe conformité de votre entreprise ? Disposer des meilleurs outils et procédures ne sauraient suffire. La qualité de la connaissance des clients dépend aussi de la compétence des équipes qui la mettent en œuvre au quotidien.
Aussi, est-il important de confier à certains collaborateurs la responsabilité des programmes de conformité et des processus KYC. Ce qui suppose de s’assurer qu’ils disposent bel et bien de l’expertise et des compétences requises.
Une sensibilisation accrue aux procédures KYC
Et si tel n’est pas le cas ? Il faudra alors accompagner la montée en compétence de l’équipe conformité comme de l’ensemble des collaborateurs. Toutes les équipes doivent, en effet, être formées et sensibilisées aux enjeux liés aux procédures KYC.
Cela concerne en premier lieu celles et ceux qui sont chargés de l’onboarding des clients. Aussi, il est essentiel de confier cette étape fondamentale aux équipes conformité. Elles seules seront plus à même de comprendre l’importance de leur rôle et de repérer les clients au potentiel de risque plus élevé que la moyenne.
Automatises ses processus KYC
Des erreurs en moins
La formation représente un bon rempart pour renforcer la vigilance au sein d’une entreprise. Mais elle ne prémunit pas contre tous les risques. Les erreurs humaines si ! C’est pourquoi il est préférable de s’appuyer sur des solutions d’automatisation pour sécuriser les processus de collecte, de vérification et de mise à jour des données d’identification.
Des solutions clés en main, comme celles proposées par be ys, permettent non seulement de gagner du temps. Elles réduisent aussi, et surtout, de façon drastique les erreurs d’analyse grâce à la précision de leurs outils et de leurs algorithmes.
Une solution de choix
Pour éviter pareil scénario catastrophe, une solution : choisir son processus KYC avec soin. Celui-ci devra ainsi réunir quatre caractéristiques :
- des outils de reconnaissance faciale par selfie et vidéo certifiés ;
- une analyse hybride combinant IA et expertise humaine ;
- une solution clés en main intuitive, simple et flexible ;
- une couverture globale de tous les documents d’identité reconnus par les institutions.
En réunissant toutes ses qualités, une solution KYC sera gage de la sécurité de vos clients, de la vigilance de vos équipes, de la santé de votre business. En somme, une solution gagnant-gagnant !
En résumé
Les 5 bonnes pratiques en matière de KYC
- Respecter les étapes clés
- Évaluer les risques et mettre à jour les données
- Définir et personnaliser sa politique KYC
- Embarquer ses équipes
- Automatiser ses processus KYC
